Фактическое время работы планфикс

Материал из Planfix

Перейти к: навигация, поиск

Дмитрий Гончаренко писал(а): ↑

10.11.2018 11:32

Это сделали, теперь лишнее напоминание не создается.

Уважуха!

Дмитрий Гончаренко писал(а): ↑

10.11.2018 11:32

Тут пока думаем, как правильнее поступать с напоминаниями, привязанными к началу/завершению задачи (вариант в настройках «За столько-то до…»). Обсуждается 2 варианта:
— Не давать их таскать, выдавая надпись «Напоминание привязано к дате задачи и не может быть перемещено»
— Давать таскать, отвязывая от даты задачи и изменяя тип напоминания на «Напоминание на точное время».

А как на счёт третьего варианта: Снабдить «плашки» таких напоминаний дополнительной меткой, символизирующей наличие привязки («замочек» уже занят, так что надо что-то другое, скажем, «звенья цепочки») и позволить их таскать, но после отпускания мыши выдавать предупреждение с запросом о том, что напоминание является привязанным и сейчас будет отвязано и превращено в «Напоминание на точное время»?

Раз пошла такая пьянка, ещё несколько моментов.
1. Сейчас, если перетащить событие, к которому привязано напоминание, то напоминание остаётся там, где было, и вся суть привязки («за сколько-то до» и т.п.) теряется. По-идее, привязанные напоминания должны перемещаться вслед за событием, к которому они привязаны. Тогда, правда, тем более напрашивается видимая метка, отличающая привязанные уведомления от произвольных. (Подозреваю, что тут вопрос пошире в действительности, ведь время события, к которому привязано напоминание, можно изменить не только перетаскиванием в почасовом календаре.)

2.

напоминаниями, привязанными к началу/завершению задачи

Это ведь речь не о задаче, а об аналитике «Планируемое время работы», т.е. «привязанными к началу/завершению работы надо задачей«, так?

3. Раз почасовой календарь — это средство работы именно с аналитиками и напоминаниями, выглядит довольно странным, что операции «Редактировать действие» и «Удалить событие из календаря» не включены сразу во всплывающее меню, а их надо туда добавлять вручную.
3а. И отдельно странно, что в двух этих операциях, применяющихся к одному и тому же объекту (аналитике или напоминанию), этот объект называется по-разному: «действие» и «событие». Я понимаю, что такие названия имеют смысл, но находясь рядом они заставляют растеряться.

4. Тема старая и я помню, что там всё сложно по части дополнительной нагрузки на сервер, но пну её ещё разок, в этом контексте. Ну, странновато смотрятся в действиях задачи аналитики «Планируемое время работы» без отображённого времени. И ведь рядом тут же стоят напоминания, у которых время видно сразу, а аналитики — как пустышки какие-то. Особенно это диссонирует с тем фактом, что в календаре аналитики и напоминания тоже стоят рядом и время видно у обоих.

UPDATE 07-12-2015:
1. Новым аккаунтам для работы с учетом рабочего времени может понадобиться установить конфигурацию «Учет рабочего времени»
2. Обратите внимание на расширение-таймер, при помощи которого удобно фиксировать время, затраченное на задачи.

Я уже немного касался этой темы — один из постов блога был посвящен примеру  настройки системы учета оплаты труда в ПланФиксе. Сегодня я хочу поподробнее рассказать о стандартной системе учета рабочего времени, которая присутствует в ПланФиксе по умолчанию, и о том, как с ее помощью можно удобно рассчитывать почасовую зарплату сотрудников.

Идеология учета
Сотрудник, выполнив какую-либо задачу, отражает это записью, которая содержит:

• время начала работы
• время окончания работы
• продолжительность работы в часах (высчитывается автоматически)
• вид работы

Каждый вид работы тарифицируется определенной ставкой за час. Например, час работы по программированию и час работы по устранению ошибок в коде могут стоить по-разному.

Помимо этого, у каждого сотрудника есть свой коэффициент классности — мы исходим из того, что за единицу времени опытный сотрудник выполнит больше работы, чем новичок, поэтому и платить ему следует больше.

Итоговое начисление за выполненную работу происходит по формуле:

Начисление = Продолжительность работы (в часах) * Тариф за час работы * Коэффициент сотрудника

Практика показала, что эта простая идеология позволяет достаточно гибко регулировать и учитывать начисления заработной платы сотрудникам.

Как реализован учет в ПланФиксе
Постоянные пользователи ПланФикса и читатели этого блога  уже знают, что любой дополнительный учет в ПланФиксе происходит с помощью Аналитики. Для учета рабочего времени и расчета ЗП в конфигурации по умолчанию используется аналитика “Фактическое время работы”.

Для тех, кто слышит об Аналитике в первый раз, поясню: представьте, что в процессе работы вы пишете нужные цифры на листиках и вкладываете их в папки с делами. Аналитику можно себе представить как раз в виде таких “листиков” с данными.

Обычно в ПланФиксе происходит так:

• сотрудник выполнил работу по задаче и пишет об этом в комментарии к ней
• к этому комментарию он добавляет аналитику нужного вида и заполняет заранее определенные администратором поля
• затем с помощью отчетов можно собрать эти данные с разных задач и проектов и представить их в удобном виде

Вот так выглядит комментарий к задаче с добавленной в нем аналитикой:

Как видите, в аналитике “Фактическое время работы” сотрудник вводит только интервал времени и вид выполненной работы. Тариф за час работы данного вида берется из справочника “Тип работы”. Личный коэффициент сотрудника настраивается в его карточке. Непосредственно при вводе аналитики тариф и коэффициент не фигурируют, чтобы не загромождать экран.

Такие действия-комментарии с добавленной аналитикой сотрудник вводит каждый раз после окончания “кусочка” своей работы. Если даже он не выполнил задачу до конца, а просто проработал над ней некоторое время — он опишет, что именно он сделал; проставит количество проработанного времени и тип выполненной работы. После следующего подхода к задаче он добавит еще одно действие с аналитикой, затем еще, и так далее, до ее завершения. В итоге мы будем видеть полную историю работы над задачей: когда и что именно он делал, и сколько на это ушло времени.

Посмотрите на этот скриншот:

Мы видим, что над задачей работало 2 сотрудника. Каждый из них по итогам своей работы оставлял действия с аналитикой “Фактическое время работы”. На скриншоте они свернуты; клик на название аналитики разворачивает ее в подробном виде. Такой подход дает возможность контролировать фактические трудозатраты на каждую задачу и на проект вцелом.

Отчеты
Удобнее всего просматривать эти данные с помощью отчетов. Для новичков: отчеты ПланФикса позволяют быстро прошуршать по “листочкам”-записям аналитики и выбрать из них нужные по заданному условию.

В стандартной конфигурации ПланФикса для учета рабочего времени мы используем отчет “Тайм-трекинг”. Вот как он выглядит:

В данном случае отчет выполнен с группировкой по проектам. Это позволяет увидеть трудозатраты по проекту за выбранный период — как в часах, так и в деньгах (на суммы в скриншоте не обращайте внимания, они взяты с потолка).

Можно выполнить этот же отчет с группировкой по сотрудникам — это ни что иное, как начисленная заработная плата за выполненные работы:

Не выходя из отчета, вы можете развернуть текст комментария к выполненной работе:

Стандартный механизм настройки параметров отчета позволяет вам крутить эти данные и так и эдак; смотреть итоговые трудозатраты по проекту, задаче, сотруднику или компании вцелом за нужный период времени. Конечно, ПланФикс это не бухгалтерская система табелирования и учета заработной платы — но данные для управленческого учета с его помощью можно собирать и обрабатывать очень даже успешно.

Описанная система учета рабочего времени хорошо подходит для тех видов деятельности, где сотрудники работают над каждой задачей относительно большое время. Для учета работы укладчиц на конвейере она явно не подойдет. У себя мы используем ПланФикс для учета работы разработчиков, дизайнеров и администраторов. Не обходится без маленьких лайфхаков: например, если администратор некоторое время занимался внесением документов в 1С, он вносит информацию об этом одной строкой аналитики, а не делает запись каждые 2 минуты, которые уходят на один документ. Вы тоже не должны относиться к этой системе как к догме — ПланФикс должен работать на вас, а не вы на ПланФикс.

Настраивайтесь!
Самое главное — не бойтесь экспериментировать с ПланФиксом и настраивать его под привычную вам систему учета. Важнее не освоить стандартную систему, вложенную в ваш аккаунт по умолчанию, а понять идеологию связки Аналитики и Отчетов — с ее помощью вы сможете настроить тот учет, который будет удобен именно вам. Возможность настройки «под себя» без использования программистов — одно из важнейших конкурентных преимуществ ПланФикса, другие системы не обладают такими возможностями. Этим надо пользоваться.

Чтобы вы поняли как это просто, приведу пару примеров:

1. Допустим, по итогам месяца у вас принято выдавать сотрудникам премию, исходя из коэффициента трудового участия, который мудрый руководитель устанавливает вручную. Добавьте новый реквизит “КТУ” в карточку сотрудника и дополнительные столбцы в отчет “Тайм-трекинг” — пусть в нем сразу считается премия и итоговое начисление.

2. Представим, что вы хотите вести параллельный учет неких плюшек, которые раздают начальники отделов наиболее отличившимся сотрудникам. Создайте новую аналитику “Плюшки” и задайте в ней реквизиты нужного вида (например, сделайте справочник разных плюшек или дайте возможность выбирать их из выпадающего списка). Дайте доступ к аналитике руководителям, которым доверяете раздачу плюшек. Затем быстренько сделайте отчет по плюшкам, в котором будут выводиться сотрудники, полученные ими плюшки, а также проект и задача, в которой они получены. В конце месяца получите альтернативную картину оценки руководителями труда своих подчиненных.

Больше фантазировать не буду — лучше почитаю ваши вопросы в комментариях. Кстати, мы всегда с удовольствием помогаем всем желающим советами по настройке ПланФикса. Пишите в комментариях или на support [собачище] planfix.ru — мы рядом.

В любой компании рано или поздно возникает проблема учета рабочего времени. Если организация состоит из руководителя и пяти — десяти подчиненных, которые к тому же сидят в одной комнате, тогда все видят, все знают: кто опоздал, кто ушел пораньше. А если в компании работают несколько десятков, а то и сотен человек. Да еще к тому же и удаленные сотрудники имеются. Что делать тогда?

Как вы уже поняли, вопросом учета времени мы задаемся довольно давно и серьезно. Но так как у нас веб-студия, то кроме прочего нас интересовал вопрос по оценке сроков выполнения работ, а также по учету времени, потраченному на выполнение той или иной задачи (особенно когда оплата за проект идет почасовая).

Подобрать приложение, которое бы сняло все вопросы одним махом, нам пока не удалось. Но есть несколько сервисом, которые сообща значительно упрощают жизнь, помогая как с учетом времени, так и с оценками дедлайнов. Надеемся, что и вам, дорогие наши читатели, они тоже будут полезны.

Тик-Так Коуч

Функций разработчики для своего детища не пожалели – есть канбан, работа с задачами, он-лайн просмотр документов. Но для нас интерес представляет функция учета рабочего времени. Для ее использования сотрудник должен быть зарегистрирован в сервисе. Также от него требуется установить приложение «Ежедневник» на свой компьютер.

Далее, начиная работать над задачей, сотрудник запускает учет времени. Приложение фиксирует активность клавиатуры и мышки. Если человек отходил, активность отсутствовала – по возвращении ему предоставляется выбор, куда отнести временной интервал без действий. Важно, что приложение делает снимки монитора – заниматься своими делами в рабочее время не получится.
Вся информация с Ежедневника передается в облачный сервис – Портал, где доступна для просмотра самим сотрудником, менеджерами и руководством.

Примерно вот так выглядит отчет по активности сотрудника при выполнении задачи:

Выводы: Если нужно подтверждение, что вы или ваши коллеги действительно занимались задачей клиентов, а не играли в нарды — Тик-Так Коуч вам в помощь!

Стоимость: бесплатно, но если нужно больше места для хранения файлов в облаке предусмотрены платные тарифы (от 2000 руб/мес).

ПланФикс

Согласно идеологии разработчиков, система после регистрации требует небольших настроек пользователем «под себя». Но есть несколько «стартовых» конфигураций, которые можно установить одним кликом мышки.
В частности конфигурация «Учет рабочего времени» позволяет задавать планируемое время работы над задачей и фактическое. Также разработчики предусмотрели расширение для самых популярных браузеров —
Таймер. Он автоматически отсчитывает фактическое время выполнения задачи, что очень удобно (отпадает необходимость делать записи в блокноте вида: «Приступил к работе в 11.00, отошел в 12.30, вернулся в 12.40, закончил в 14.50. Сколько я там наработал?»).

Вот так выглядит таймер в работе:

После того, как выполнение задачи исполнитель завершил, время, что «насчитал» таймер, прикрепляется в задаче как фактическое время выполнения.

Разработчиками предусмотрен отдельный отчет по времени работы сотрудников над проектами. Он выглядит примерно вот так:

Выводы: Благодаря расширению «Таймер» очень удобно отслеживать, сколько времени уходит на выполнение конкретной задачи. Гениальность в простоте! Только с первичными настройками конфигурации все равно придется немножко повозиться. Хотя, это скорее плюс – если «копнете поглубже» систему, то обнаружите еще немало полезных «фишек», и не только для учета времени.

Стоимость: есть бесплатный тариф (до 5 сотрудников), а также платные тарифы (если 6 и больше сотрудников, цена зависит от их количества).

Битрикс24 и учет рабочего времени

Алгоритм работы довольно простой. Приступая к работе сотрудник начинает рабочий день, ставит себе задачи, выполняет их, а в конце рабочего дня пишет отчет и завершает день.

Потом руководство компании может просматривать статистику по рабочему времени как выбранного, так и всех сотрудников, делать замечания, вносить изменения в данные подчиненных.

Кстати, Битрикс недавно выпустил приложение Bitrix24.Time для планшетов на ОС Android для учета рабочего времени путем распознавания лица сотрудника.

Подобно к ПланФикс, в Битрикс24 можно вести учет времени позадачно. Для этого при постановке задачи нужно указать, сколько времени выделяется на ее выполнение.

А дальше исполнитель, приступая к работе, нажимает в задаче кнопку «Начать учет моего времени», тем самым стартуя таймер, который отсчитает сколько фактически времени потрачено на выполнение задания.

Выводы: Учет рабочего времени в Битрикс24 немножко похож на ПланФикс, только вместо расширения таймер «вшит» в самом сервисе. Если вы пользуетесь CRM, задачами и другими функциями Битрикс24, то не стоит изобретать велосипед – все уже придумано, остается только опробовать и использовать в работе.

Стоимость: стоимость платного тарифа Битрикс24.

Заключение

Все три описанные выше сервиса опробованы нами на практике. Тик-Так очень помогает, когда нужен жесткий контроль за исполнителем задачи. ПланФикс и Битрикс24 более лояльны, они скорее помощники, чем «надзиратели»

Пользуйтесь сервисами для учета времени, цените время клиентов, коллег и свое и не теряйте зря ни минутки! Только отдыхать все равно не забывайте – лето все таки!

Битрикс24 — удобный инструмент для увеличения эффективности работы компании.

Вы можете заказать у нас внедрение и обучение работе с Битрикс24, а также другие услуги по Б24:

Если у Вас есть вопросы — звоните, пишите, будем рады помочь!

Заполняйте форму, размещенную ниже, и получите бесплатно учебник с инструкцией для начинающих по основам работы с Битрикс24!